Regulamin

Data obowiązywania: 27 marca 2026 r. | Wersja 1.0

1. Postanowienia ogólne

Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług przez GAMAN spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie, ul. Złota 75A/7, 00-819 Warszawa, KRS: 0001222507, NIP: 5273204483, REGON: 543949301 (dalej: „GAMAN” lub „Usługodawca”).

Regulamin jest dostępny na stronie internetowej https://kancelaria-gaman.pl/ i stanowi integralny element każdej umowy zawieranej z Usługodawcą, chyba że strony wyraźnie postanowią inaczej w umowie indywidualnej.

Klientem w rozumieniu niniejszego Regulaminu jest wyłącznie przedsiębiorca w rozumieniu art. 43¹ Kodeksu cywilnego, tj. osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, prowadząca działalność gospodarczą we własnym imieniu. Osoby fizyczne zamawiające usługę rejestracji spółki, które nie prowadzą jeszcze działalności gospodarczej, traktowane są na potrzeby niniejszego Regulaminu jak przedsiębiorcy (relacja B2B) i nie przysługują im uprawnienia konsumenckie.

W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego, ustawy o rachunkowości, ustawy o doradztwie podatkowym oraz ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną.

GAMAN zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu. O każdej zmianie Klient zostanie powiadomiony drogą elektroniczną z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem. Zmiana nie dotyczy umów już zawartych.

2. Definicje

Umowa — pisemna lub zawarta drogą elektroniczną (e-mail z potwierdzeniem) umowa o świadczenie usług, zawarta między GAMAN a Klientem, do której Regulamin stanowi załącznik.

Usługa ciągła — usługa świadczona w sposób ciągły w ramach abonamentu miesięcznego: prowadzenie ksiąg rachunkowych, obsługa kadrowo-płacowa, bieżąca obsługa prawna.

Usługa jednorazowa — usługa o charakterze projektowym, wykonywana jednorazowo: rejestracja spółki, przygotowanie konkretnej umowy lub dokumentu prawnego, jednorazowe doradztwo.

Wynagrodzenie — opłata netto należna GAMAN za świadczone usługi, określona w Umowie lub Ofercie.

Dokumenty — wszelkie materiały, faktury, wyciągi bankowe, umowy, ewidencje i inne dokumenty przekazywane przez Klienta niezbędne do prawidłowego świadczenia usług.

Termin przekazania dokumentów — termin wskazany w Umowie lub komunikacji e-mail, do którego Klient zobowiązany jest dostarczyć Dokumenty za dany okres rozliczeniowy.

OC — ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej zawodowej posiadane przez GAMAN.

3. Zakres świadczonych usług

3.1. Księgowość (umowa stała)

Prowadzenie pełnej księgowości (księgi rachunkowe, ewidencja VAT, ewidencja środków trwałych).

Sporządzanie i elektroniczne składanie deklaracji podatkowych: CIT-8, VAT-7/VAT-7K, JPK_VAT, JPK_KR.

Obsługa Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w zakresie wynikającym z obowiązujących przepisów.

Sporządzanie rocznych sprawozdań finansowych (bilans, RZiS, informacja dodatkowa).

Bieżące doradztwo księgowe i konsultacje podatkowe w ramach obsługiwanej działalności Klienta.

Szczegółowy zakres usługi i terminy składania dokumentów przez Klienta określane są w Umowie.

3.2. Kadry i ZUS

Prowadzenie akt osobowych pracowników i współpracowników.

Naliczanie wynagrodzeń, list płac oraz rozliczeń z tytułu umów o pracę i umów cywilnoprawnych.

Sporządzanie i elektroniczne składanie dokumentów ZUS (ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RSA i inne).

Prowadzenie ewidencji czasu pracy, urlopów i nieobecności.

Przygotowywanie świadectw pracy, informacji PIT-11 i PIT-4R.

Bieżące doradztwo z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych w ramach obsługiwanego zatrudnienia.

3.3. Obsługa prawna

Bieżące doradztwo prawne dla spółek z o.o. w zakresie prawa handlowego, korporacyjnego i kontraktowego.

Przygotowywanie i opiniowanie umów handlowych, regulaminów, polityk i innych dokumentów.

Przygotowywanie uchwał zarządu i zgromadzenia wspólników.

Wsparcie w postępowaniach rejestrowych przed KRS.

Zastrzeżenie: GAMAN nie świadczy usług zastępstwa procesowego (reprezentacji przed sądami). Obsługa prawna ma charakter doradczy i dokumentacyjny.

3.4. Rejestracja spółki (usługa jednorazowa)

Przygotowanie kompletu dokumentów rejestracyjnych dla spółki z o.o.

Wsparcie przy podpisaniu umowy spółki (w systemie S24 lub u notariusza).

Złożenie i monitorowanie wniosku o wpis do KRS.

Zgłoszenie NIP-8 do urzędu skarbowego po rejestracji.

Usługa może być świadczona również przez platformę Firmstart, będącą częścią ekosystemu GAMAN, na zasadach określonych odrębnie.

Wynagrodzenie za rejestrację spółki jest płatne z góry, przed złożeniem dokumentów do KRS.

4. Zawarcie i zmiana Umowy

Umowa zawierana jest w formie pisemnej lub elektronicznej (wymiana e-maili zawierających treść umowy lub podpisany skan/plik PDF) między GAMAN a Klientem.

Podstawą zawarcia Umowy jest przesłana przez GAMAN Oferta, zawierająca zakres usług, wynagrodzenie i proponowane warunki współpracy. Akceptacja Oferty przez Klienta (pisemna lub e-mailowa) jest równoznaczna z zawarciem Umowy.

Umowy na usługi ciągłe (księgowość, kadry, obsługa prawna) zawierane są na czas nieokreślony, chyba że Umowa stanowi inaczej.

Umowy na usługi jednorazowe wygasają z chwilą wykonania przedmiotu umowy i rozliczenia wynagrodzenia.

Wszelkie zmiany zakresu usług wymagają formy pisemnej lub elektronicznej pod rygorem bezskuteczności.

5. Obowiązki Klienta

Klient zobowiązany jest do terminowego i kompletnego dostarczania Dokumentów niezbędnych do świadczenia usług. Termin przekazania dokumentów za dany miesiąc wynosi, co do zasady, 5. dzień roboczy następnego miesiąca, chyba że Umowa stanowi inaczej.

Dokumenty przekazywane są drogą elektroniczną na wskazany adres e-mail lub przez udostępniony system wymiany dokumentów. Klient odpowiada za prawidłowość i kompletność przekazywanych danych.

Klient zobowiązany jest do niezwłocznego informowania GAMAN o wszelkich zdarzeniach mających wpływ na jego sytuację prawną i podatkową, w szczególności o: zmianach w składzie wspólników lub zarządu, nabyciu lub zbyciu majątku, zawarciu istotnych umów handlowych, wszczęciu postępowania sądowego lub administracyjnego, zmianach w strukturze zatrudnienia.

Klient zobowiązuje się do udzielenia pełnomocnictw do reprezentowania go przed organami podatkowymi (US, ZUS) w zakresie niezbędnym do prawidłowego świadczenia usług.

Konsekwencje opóźnienia: jeśli Klient nie dostarczy Dokumentów w terminie, GAMAN nie ponosi odpowiedzialności za: (a) niezłożenie lub nieterminowe złożenie deklaracji podatkowych, (b) naliczone odsetki i kary, (c) jakiekolwiek inne negatywne konsekwencje wynikające z opóźnienia Klienta.

Klient zobowiązany jest do terminowej zapłaty Wynagrodzenia zgodnie z postanowieniami pkt 7 niniejszego Regulaminu.

6. Obowiązki GAMAN

GAMAN zobowiązuje się do świadczenia usług z należytą starannością, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i aktualnym stanem wiedzy w obszarze księgowości, prawa podatkowego i prawa handlowego.

GAMAN zapewni wyznaczonego opiekuna Klienta, będącego głównym punktem kontaktowym w bieżących sprawach.

GAMAN zobowiązuje się do informowania Klienta o istotnych zmianach przepisów prawa mających bezpośredni wpływ na prowadzoną przez Klienta działalność gospodarczą.

GAMAN zobowiązuje się do zachowania poufności wszelkich informacji uzyskanych od Klienta w związku ze świadczonymi usługami (szczegóły w pkt 10).

GAMAN będzie przechowywać Dokumenty Klienta przez okresy wymagane przepisami prawa, a po zakończeniu współpracy zwróci lub przekaże je w sposób uzgodniony z Klientem.

7. Wynagrodzenie i płatności

Wysokość Wynagrodzenia określana jest w Umowie lub Ofercie. Podane kwoty są kwotami netto i zostaną powiększone o podatek VAT według stawki obowiązującej w dniu wystawienia faktury.

Wynagrodzenie za usługi ciągłe płatne jest z góry, na podstawie faktury VAT wystawianej przez GAMAN do 5. dnia roboczego każdego miesiąca, z terminem płatności 7 dni od daty wystawienia faktury.

Wynagrodzenie za usługi jednorazowe płatne jest zgodnie z harmonogramem wskazanym w Umowie lub Ofercie. W przypadku rejestracji spółki — w całości z góry, przed złożeniem dokumentów.

Zawieszenie usług: w przypadku braku zapłaty Wynagrodzenia w terminie, GAMAN ma prawo do: (a) wstrzymania świadczenia usług po bezskutecznym upływie dodatkowego terminu 7 dni wyznaczonego w wezwaniu do zapłaty, (b) wstrzymania składania deklaracji i dokumentów do organów publicznych do czasu uregulowania zaległości. GAMAN nie ponosi odpowiedzialności za konsekwencje wstrzymania usług z powodu zaległości płatniczych Klienta.

GAMAN zastrzega sobie prawo do waloryzacji Wynagrodzenia raz w roku, nie więcej niż o wskaźnik inflacji CPI opublikowany przez GUS za rok poprzedni. O waloryzacji GAMAN poinformuje Klienta z 30-dniowym wyprzedzeniem.

Wszelkie płatności realizowane są przelewem na rachunek bankowy wskazany na fakturze.

8. Czas trwania i rozwiązanie Umowy

Umowy na usługi ciągłe zawierane są na czas nieokreślony.

Wypowiedzenie: każda ze stron może rozwiązać Umowę na usługę ciągłą z zachowaniem okresu wypowiedzenia wynoszącego 2 (dwa) pełne miesiące kalendarzowe, licząc od końca miesiąca, w którym wypowiedzenie zostało doręczone drugiej stronie (np. wypowiedzenie złożone w marcu skutkuje zakończeniem umowy z końcem maja).

Wypowiedzenie wymaga formy pisemnej lub elektronicznej (e-mail z potwierdzeniem odbioru) pod rygorem bezskuteczności.

Rozwiązanie bez wypowiedzenia: GAMAN może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku: (a) zaległości płatniczych Klienta przekraczających 30 dni mimo wezwania, (b) działania Klienta w sposób naruszający przepisy prawa, w tym w związku z obowiązkami AML, (c) utrudniania lub uniemożliwiania świadczenia usług przez GAMAN.

W okresie wypowiedzenia GAMAN kontynuuje świadczenie usług, a Klient zobowiązany jest do regulowania Wynagrodzenia.

Po zakończeniu Umowy GAMAN przekaże Klientowi lub wskazanemu przez niego biuru rachunkowemu komplet dokumentów w terminie 14 dni roboczych od dnia zakończenia współpracy, po uregulowaniu wszelkich należności.

9. Odpowiedzialność i jej ograniczenie

GAMAN ponosi odpowiedzialność za szkody wyrządzone Klientowi wyłącznie w przypadku udowodnionej winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa po stronie GAMAN lub osób, za które GAMAN odpowiada.

Limit odpowiedzialności: łączna odpowiedzialność GAMAN z tytułu jednego zdarzenia lub serii powiązanych zdarzeń nie przekroczy kwoty równej sumie ubezpieczenia z polisy OC zawodowej posiadanej przez GAMAN w dniu zdarzenia. Aktualna suma ubezpieczenia dostępna jest na żądanie Klienta.

GAMAN nie ponosi odpowiedzialności za: (a) szkody wynikające z przekazania przez Klienta nieprawidłowych, niepełnych lub nieterminowych Dokumentów, (b) decyzje organów podatkowych lub ZUS wynikające ze zmian w interpretacji przepisów prawa, (c) szkody wynikające z niepoinformowania GAMAN o zdarzeniach, o których mowa w pkt 5.3, (d) utracone korzyści Klienta.

Odpowiedzialność GAMAN z tytułu kar i odsetek naliczonych przez organy skarbowe lub ZUS wyłączona jest w całości, jeżeli przyczyną ich naliczenia było nieterminowe lub nieprawidłowe dostarczenie Dokumentów przez Klienta.

Strony zgodnie potwierdzają, że ograniczenia odpowiedzialności, o których mowa w niniejszym paragrafie, są warunkiem świadczenia usług po cenie uzgodnionej w Umowie i odzwierciedlają rozkład ryzyka między stronami będącymi przedsiębiorcami.

10. Poufność

Każda ze stron zobowiązuje się do zachowania w ścisłej tajemnicy wszelkich informacji poufnych uzyskanych od drugiej strony w związku z realizacją Umowy, w szczególności: danych finansowych, danych kadrowych, danych o strukturze właścicielskiej, strategii biznesowej, bazach klientów i kontrahentów, warunkach umownych z osobami trzecimi (dalej: „Informacje Poufne”).

Za Informacje Poufne nie uznaje się informacji: (a) publicznie dostępnych w chwili ich ujawnienia, (b) znanych stronie przyjmującej przed ich ujawnieniem, (c) uzyskanych zgodnie z prawem od osoby trzeciej niezwiązanej zobowiązaniem poufności, (d) które strona ujawniająca przekazała na piśmie jako niepodlegające ochronie.

Obowiązek poufności obowiązuje przez cały czas trwania Umowy oraz przez okres 5 (pięciu) lat od jej rozwiązania lub wygaśnięcia.

Ujawnienie Informacji Poufnych jest dopuszczalne wyłącznie: (a) pracownikom i współpracownikom strony w zakresie niezbędnym do realizacji Umowy, pod warunkiem że są związani równorzędnym zobowiązaniem poufności, (b) gdy obowiązek ujawnienia wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa lub prawomocnego orzeczenia sądu.

Naruszenie obowiązku poufności uprawnia stronę poszkodowaną do dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych, niezależnie od prawa do rozwiązania Umowy.

11. Ochrona danych osobowych

Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych określone są w Polityce Prywatności GAMAN dostępnej na stronie https://kancelaria-gaman.pl/polityka-prywatnosci.

W zakresie, w jakim GAMAN przetwarza dane osobowe pracowników lub współpracowników Klienta na jego zlecenie (w szczególności w ramach obsługi kadrowo-płacowej), strony zawierają odrębną umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA) zgodną z art. 28 RODO, stanowiącą załącznik do Umowy.

Klient, jako administrator danych osobowych swoich pracowników i współpracowników, odpowiada za legalność ich przekazania GAMAN w celu realizacji usług.

12. Własność intelektualna

Dokumenty, analizy, opracowania i inne materiały stworzone przez GAMAN w ramach świadczenia usług stanowią utwory w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

Z chwilą pełnej zapłaty Wynagrodzenia GAMAN udziela Klientowi nieodpłatnej, niewyłącznej licencji na korzystanie z dostarczonych materiałów wyłącznie na własne potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej.

Klient nie jest uprawniony do odsprzedaży, sublicencjonowania ani udostępniania materiałów osobom trzecim bez pisemnej zgody GAMAN.

13. Postanowienia końcowe

Niniejszy Regulamin podlega prawu polskiemu.

Wszelkie spory wynikające z Umowy lub niniejszego Regulaminu strony będą rozstrzygać polubownie. W razie braku porozumienia w ciągu 30 dni od dnia otrzymania pisemnego wezwania do rozwiązania sporu, sąd właściwy do jego rozstrzygnięcia będzie sąd właściwy dla siedziby GAMAN (Warszawa).

Jeśli jakiekolwiek postanowienie niniejszego Regulaminu okaże się nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy.

Regulamin wchodzi w życie z dniem 27 marca 2026 r. i zastępuje wszelkie poprzednie wersje.

GAMAN Sp. z o.o. ul. Złota 75A/7, 00-819 Warszawa KRS: 0001222507 | NIP: 5273204483 | REGON: 543949301 biuro@kancelaria-gaman.pl | +48 573 134 217