Polityka Prywatności

GAMAN Sp. z o.o.

Kancelaria Księgowa | kancelaria-gaman.pl

Data obowiązywania: 27 marca 2026 r.

1. Podstawowe definicje i pojęcia

Ilekroć w niniejszym dokumencie jest mowa o:

Administratorze – GAMAN spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, ul. Złota 75A/7, 00-819 Warszawa, KRS: 0001222507, NIP: 5273204483, REGON: 543949301.

Danych osobowych – informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej (art. 4 pkt 1 RODO).

RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.

Stronie internetowej – serwis dostępny pod adresem https://kancelaria-gaman.pl/

Cookies – pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu końcowym użytkownika przez przeglądarkę internetową, umożliwiające identyfikację przeglądarki przy kolejnych wizytach.

CMP – platforma zarządzania zgodą (Consent Management Platform), czyli interaktywny baner cookies wyświetlany przy pierwszej wizycie na Stronie.

2. Zakres działalności Administratora

GAMAN Sp. z o.o. jest kancelaria księgowa specjalizująca się w kompleksowej obsłudze spółek z ograniczoną odpowiedzialnością. Administrator świadczy usługi z następujących obszarów:

księgowość — prowadzenie ksiąg rachunkowych, ewidencji VAT, deklaracji podatkowych (CIT, VAT, PCC), raportowania finansowego, JPK i obsługi KSeF;

kadry i ZUS — obsługa kadrowo-płacowa, naliczanie wynagrodzeń, rozliczenia z ZUS, przygotowanie umów;

obsługa prawna — bieżące doradztwo prawne dla spółek z o.o., przygotowanie umów, uchwał, regulaminów;

rejestracja spółek — zakładanie spółek z o.o. przez platformę Firmstart, zmiany w KRS.

Podstawowy kod PKD: 6920A — Działalność rachunkowo-księgowa.

3. W jaki sposób Administrator zbiera dane?

Dane osobowe zbieramy bezpośrednio od Państwa, gdy:

odwiedzają Państwo Stronę internetową (dane zbierane automatycznie — szczegóły w pkt 8-9);

kontaktują się Państwo za pośrednictwem formularza kontaktowego lub poczty elektronicznej biuro@kancelaria-gaman.pl;

rezerwują Państwo konsultację przez formularz Calendly dostępny na Stronie;

wypełniają Państwo formularz zapytania lub wyceny (Tally / Typeform);

kontaktują się Państwo telefonicznie pod nr +48 573 134 217;

zawierają Państwo z nami umowę i przekazują dokumentację niezbędną do jej realizacji.

Dane mogą być również zbierane pośrednio – gdy Państwa dane otrzymujemy od pracodawcy (Klienta) w ramach obsługi kadrowo-płacowej jego pracowników.

4. W jakich celach i na jakiej podstawie przetwarzamy dane?

Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach:

Zawarcie i wykonanie umowy — świadczenie usług księgowych, kadrowo-płacowych, prawnych i rejestracyjnych – podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.

Wypełnianie obowiązków prawnych — przekazywanie danych do KAS, ZUS, wystawianie i archiwizacja faktur, deklaracje podatkowe, dokumentacja ZUS, obsługa KSeF, obowiązki AML – podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO.

Prawnie uzasadniony interes Administratora — dochodzenie i obrona przed roszczeniami, marketing usług własnych, weryfikacja wiarygodności płatniczej, analityka i statystyka – podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f) RODO.

Obsługa zapytań i rezerwacji konsultacji — odpowiedź na wiadomości, obsługa formularzy i kalendarza Calendly – podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b) lub f) RODO.

Marketing i remarketing — wyświetlanie spersonalizowanych reklam w serwisach Meta (Facebook/Instagram), Google oraz LinkedIn – podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO (zgoda wyrażona w CMP).

Analityka strony — pomiar ruchu i zachowań użytkowników za pomocą Google Analytics 4 – podstawa: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO (zgoda wyrażona w CMP) lub art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (w zakresie anonimowych statystyk).

Obowiązki AML — weryfikacja tożsamości Klientów jako instytucji obowiązywanej w rozumieniu ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy – podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c) RODO.

5. Komu przekazujemy Państwa dane?

W związku ze świadczonymi usługami Administrator może przekazywać dane następującym kategoriom odbiorców:

Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych, Krajowej Administracji Skarbowej, organom podatkowym;

dostawcom oprogramowania księgowego i kadrowego używanego przez Kancelarię;

podmiotom świadczącym usługi IT, hostingowe, archiwizacji dokumentów;

Google LLC (Analytics, Ads, Tag Manager) – serwery częściowo w USA;

Meta Platforms Ireland Ltd. (Meta Pixel) – dane mogą być przekazywane do USA;

LinkedIn Ireland Unlimited Company (Insight Tag) – dane mogą być przekazywane do USA;

Calendly LLC (kalendarz rezerwacji) – serwery w USA;

dostawcy formularzy (Tally / Typeform) – serwery częściowo w USA;

podmiotom powiązanym z Administratorem (Firmstart i inne narzędzia ekosystemu GAMAN);

kancelariom prawnym i notariuszom — w ramach obsługi prawnej;

organom ścigania i sądowym — wyłącznie na podstawie obowiązku prawnego;

podmiotom zajmującym się windykacją — w przypadku zaległości płatniczych.

Przekazanie danych do państw trzecich (USA) odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) zatwierdzonych przez Komisję Europejską lub innych mechanizmów zgodnych z rozdziałem V RODO.

6. Jak długo przechowujemy Państwa dane?

Dokumentacja księgowa i podatkowa — 5 lat od końca roku obrotowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.

Dokumentacja kadrowa — do 10 lub 50 lat w zależności od daty zatrudnienia pracownika (zgodnie z ustawą z 10.01.2018 r.).

Dane do dochodzenia roszczeń — do upływu terminu przedawnienia roszczeń z tytułu zawartej umowy (co do zasady 3 lata dla roszczeń B2B).

Dane przetwarzane na podstawie zgody — do czasu cofnięcia zgody.

Dane z formularzy zapytania i korespondencja — do czasu obsługi zapytania, następnie do upływu okresu przedawnienia potencjalnych roszczeń.

Dane analityczne i marketingowe (cookies) — zgodnie z polityką poszczególnych dostawców, szczegóły w pkt 8-9.

7. Jakie prawa Państwu przysługują?

Na podstawie RODO przysługują Państwu następujące prawa:

Prawo dostępu (art. 15 RODO) – możecie Państwo żądać informacji, jakie dane przetwarzamy i otrzymać ich kopię.

Prawo do sprostowania (art. 16 RODO) – możecie Państwo żądać poprawienia nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych.

Prawo do usunięcia (art. 17 RODO) – możecie Państwo żądać usunięcia danych, gdy nie są już niezbędne do celu, w którym zostały zebrane.

Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO).

Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) – dotyczy danych przetwarzanych automatycznie na podstawie umowy lub zgody.

Prawo do sprzeciwu (art. 21 RODO) – wobec przetwarzania na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, w tym profilowania marketingowego.

Prawo do cofnięcia zgody — w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem. Zgodę na cookies można wycofać w ustawieniach CMP na Stronie.

Prawo do skargi — do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl.

Zwracamy uwagę, że prawa te mają charakter względny i nie przysługują w każdym przypadku – w szczególności usunięcie lub ograniczenie przetwarzania może być niemożliwe, gdy przetwarzanie wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa (dokumentacja podatkowa, kadrowa).

Kontakt w sprawach danych osobowych: biuro@kancelaria-gaman.pl | +48 573 134 217 | GAMAN Sp. z o.o., ul. Złota 75A/7, 00-819 Warszawa

8. Pliki cookies — informacje ogólne

Strona kancelaria-gaman.pl używa plików cookies oraz podobnych technologii śledzących. Przy pierwszej wizycie wyświetlamy baner CMP, w którym możecie Państwo samodzielnie zarządzać zgodą na poszczególne kategorie cookies.

8.1. Kategorie cookies

Niezbędne (zawsze aktywne) — konieczne do prawidłowego działania Strony (np. sesja, ustawienia języka, zapamiętanie wyboru w CMP). Nie wymagają zgody.

Analityczne — zbierają anonimowe dane o korzystaniu ze Strony w celu optymalizacji jej działania. Wymagają zgody.

Marketingowe / reklamowe — umożliwiają wyświetlanie spersonalizowanych reklam i pomiar skuteczności kampanii. Wymagają zgody.

Funkcjonalne — umożliwiają działanie zewnętrznych narzędzi (np. Calendly, Tally). Wymagają zgody.

8.2. Zarządzanie cookies

Możecie Państwo w każdej chwili zarządzać swoimi preferencjami na dwa sposoby:

CMP (baner cookies) — kliknij ikonę ustawień cookie dostępną w stopce Strony lub przy ponownej wizycie;

Ustawienia przeglądarki — instrukcje dla Chrome, Firefox, Safari, Edge dostępne są w menu pomocy każdej przeglądarki.

Uwaga: wyłączenie cookies niezbędnych może uniemożliwić korzystanie z niektórych funkcji Strony.

9. Narzędzia zewnętrzne i cookies podmiotów trzecich

Poniżej opisujemy każde zewnętrzne narzędzie używane na Stronie, jego dostawcę, cel i zasady przetwarzania danych.

9.1. Google Tag Manager (GTM)

Dostawca: Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA

Cel: Google Tag Manager jest systemem zarządzania skryptami (tagami) na Stronie. Sam w sobie nie zbiera danych osobowych, ale uaktywnia inne narzędzia wymienione poniżej. Dane przetwarzane przez tagi uruchamiane przez GTM podlegają polityce prywatności poszczególnych dostawców.

Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora (sprawne zarządzanie tagami bez ingerencji w kod strony).

Okres przechowywania danych: GTM nie przechowuje danych użytkowników samodzielnie.

Możliwość rezygnacji: Wyłączenie GTM jest możliwe poprzez blokowanie skryptów w przeglądarce (np. uBlock Origin). Uwaga: może to uniemożliwić działanie innych narzędzi na Stronie.

9.2. Google Analytics 4 (GA4)

Dostawca: Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA

Cel: Google Analytics 4 zbiera dane o zachowaniu użytkowników na Stronie: odwiedzane podstrony, źródła wejść, czas spędzony na stronie, typ urządzenia i przeglądarki. Dane są anonimizowane (IP skracane przed zapisem) i wykorzystywane wyłącznie do analizy statystycznej w celu optymalizacji Strony.

Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – zgoda wyrażona w CMP (kategoria: analityczne).

Okres przechowywania danych: Pliki cookies GA4 przechowywane są do 2 lat. Dane w panelu Google Analytics — do 14 miesięcy (zgodnie z domyślnymi ustawieniami retencji).

Możliwość rezygnacji: Rezygnacja możliwa poprzez: (a) odmowę zgody w CMP, (b) wtyczkę do przeglądarki Google Analytics Opt-out: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout. Polityka prywatności Google: https://policies.google.com/privacy

9.3. Google Ads (remarketing i sledzenie konwersji)

Dostawca: Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA

Cel: Tag konwersji Google Ads rejestruje działania użytkowników po kliknięciu w reklamę (np. wysłanie formularza, rezerwacja konsultacji). Tag remarketingowy umożliwia wyświetlanie reklam GAMAN osobom, które odwiedziły Stronę, w serwisach sieci Google (wyszukiwarka, YouTube, Display Network).

Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – zgoda wyrażona w CMP (kategoria: marketingowe).

Okres przechowywania danych: Cookies remarketingowe do 540 dni. Dane o konwersjach zgodnie z ustawieniami okna atrybucji (domyślnie 30 dni dla kliknięć).

Możliwość rezygnacji: Rezygnacja możliwa poprzez: (a) odmowę zgody w CMP, (b) ustawienia reklam Google: https://adssettings.google.com, (c) inicjatywę NAI: https://optout.networkadvertising.org

9.4. Meta Pixel (Facebook / Instagram)

Dostawca: Meta Platforms Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irlandia

Cel: Meta Pixel (dawniej Facebook Pixel) śledzi zachowania użytkowników na Stronie i przesyła informacje o zdarzeniach (odwiedziny, wysłanie formularza, rezerwacja konsultacji) do platformy Meta. Umożliwia to: pomiar skuteczności reklam Meta, budowanie grup niestandardowych odbiorców (remarketing) oraz dotarcie do osób o podobnym profilu (lookalike audiences).

Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – zgoda wyrażona w CMP (kategoria: marketingowe).

Okres przechowywania danych: Pliki cookies Meta przechowywane do 180 dni. Meta może łączyć zebrane dane z innymi informacjami o użytkownikach platformy Facebook/Instagram.

Możliwość rezygnacji: Rezygnacja możliwa poprzez: (a) odmowę zgody w CMP, (b) ustawienia reklam na Facebook.com: Ustawienia > Reklamy, (c) narzędzie Digital Advertising Alliance: https://youradchoices.com. Polityka prywatności Meta: https://www.facebook.com/privacy/policy

9.5. LinkedIn Insight Tag

Dostawca: LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irlandia

Cel: LinkedIn Insight Tag umożliwia śledzenie konwersji z kampanii LinkedIn (np. rezerwacja konsultacji po kliknięciu reklamy) oraz remarketing do użytkowników LinkedIn, którzy odwiedzili Stronę. Zbiera dane takie jak adres URL, adres IP, typ urządzenia i przeglądarki oraz znacznik czasu.

Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. a) RODO – zgoda wyrażona w CMP (kategoria: marketingowe).

Okres przechowywania danych: Dane Insight Tag przechowywane są przez LinkedIn przez 90 dni od zdarzenia. Zagregowane dane demograficzne — przez 7 lat.

Możliwość rezygnacji: Rezygnacja możliwa poprzez: (a) odmowę zgody w CMP, (b) ustawienia konta LinkedIn: Prywatność i ustawienia > Ustawienia prywatności danych. Polityka prywatności LinkedIn: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy

9.6. Calendly (rezerwacja konsultacji)

Dostawca: Calendly LLC, 271 17th St NW, Suite 1000, Atlanta, GA 30363, USA

Cel: Formularz rezerwacji konsultacji osadzony na Stronie jest obsługiwany przez platformę Calendly. Przy rezerwacji przekazują Państwo Calendly swoje imię i nazwisko, adres e-mail oraz opcjonalne informacje o temacie konsultacji. Calendly wyśle Państwu automatyczne potwierdzenie i przypomnienie o spotkaniu.

Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – wykonanie umowy (kroki poprzedzające zawarcie umowy o świadczenie usług) oraz art. 6 ust. 1 lit. a) RODO w zakresie cookies Calendly (zgoda w CMP, kategoria: funkcjonalne).

Okres przechowywania danych: Dane rezerwacji przechowywane są przez Calendly zgodnie z ich polityką prywatności (standardowo do 2 lat od ostatniej aktywności). Administrator przechowuje informacje o umówionych konsultacjach do czasu przedawnienia roszczeń.

Możliwość rezygnacji: Rezygnacja z cookies Calendly możliwa poprzez odmowę zgody w CMP. Dane podane przy rezerwacji można usunąć kontaktując się z biuro@kancelaria-gaman.pl. Polityka prywatności Calendly: https://calendly.com/legal/privacy-notice

9.7. Formularze kontaktowe i zapytania (Tally / Typeform)

Dostawca: Tally BV / Typeform SL, Tally: Kardinaal Mercierplein 2, 2800 Mechelen, Belgia | Typeform: Carrer de la Pallars 123, 08018 Barcelona, Hiszpania

Cel: Formularze zapytań ofertowych i kontaktowych osadzone na Stronie mogą być obsługiwane przez platformę Tally lub Typeform. Dane podane w formularzu (imię, adres e-mail, numer telefonu, opis potrzeb) są przesyłane do Administratora w celu obsługi zapytania. Dostawca formularza przetwarza dane wyłącznie w celu technicznej obsługi przesyłania formularzy.

Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b) RODO – kroki poprzedzające zawarcie umowy. W zakresie cookies narzedzia – art. 6 ust. 1 lit. a) RODO (zgoda w CMP, kategoria: funkcjonalne).

Okres przechowywania danych: Dane podane w formularzu przechowywane są przez Administratora do czasu obsługi zapytania, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń. Dostawca przechowuje dane zgodnie ze swoją polityką prywatności.

Możliwość rezygnacji: Rezygnacja z cookies dostawcy możliwa poprzez odmowę zgody w CMP. Usuń dane: biuro@kancelaria-gaman.pl. Polityki: https://tally.so/privacy | https://www.typeform.com/help/a/typeform-privacy-policy

10. Logi serwera

Korzystanie ze Strony wiąże się z przesyłaniem zapytań do serwera, na którym jest hostowana. Każde zapytanie jest rejestrowane w logach serwera i obejmuje: adres IP, datę i godzinę zapytania, adres URL, kod odpowiedzi HTTP, typ przeglądarki i systemu operacyjnego.

Logi serwera są przechowywane przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa i diagnostyki technicznej Strony, nie dłużej niż 12 miesięcy. Dane z logów nie są kojarzone z konkretnymi osobami i nie są wykorzystywane do tworzenia profili użytkowników.

11. Media społecznościowe

Administrator prowadzi profile w mediach społecznościowych (LinkedIn, Facebook/Meta, Instagram). Gdy odwiedzają Państwo nasze profile lub wchodzicie w interakcje z publikowanymi treściami, Państwa dane są przetwarzane przez administratora danej platformy zgodnie z jej własną polityką prywatności. Administrator nie ma wpływu na zakres przetwarzania danych przez te platformy.

Na Stronie mogą znajdować się linki do profili społecznościowych. Kliknięcie w taki link przenosi Państwa na zewnętrzny serwis, który ma własne zasady ochrony prywatności niezależne od Administratora.

12. Zmiany Polityki prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego dokumentu, w szczególności w przypadku: zmian w przepisach prawa, wdrożenia nowych narzędzi na Stronie lub zmian w zakresie świadczonych usług. O istotnych zmianach poinformujemy poprzez zamieszczenie zaktualizowanej wersji na Stronie z nową datą obowiązywania oraz — jeśli będzie to zasadne — za pośrednictwem banera CMP.

13. Kontakt z Administratorem

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych oraz w celu realizacji praw, o których mowa w pkt 7, prosimy o kontakt:

GAMAN Sp. z o.o.

ul. Złota 75A/7, 00-819 Warszawa

NIP: 5273204483 | KRS: 0001222507 | REGON: 543949301

e-mail: biuro@kancelaria-gaman.pl